Standardforretningsorden for repræsentantskabet ved Københavns Universitet

1. I henhold til § 28, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets repræsentantskab. Det påhviler herefter repræsentantskabet at udarbejde en forretningsorden til rektors godkendelse ud fra standardforretningsordenen, jf. § 21, stk. 3 i vedtægten for Københavns Universitet.

2. Standardforretningsorden for repræsentantskabet ved Københavns Universitet.

Repræsentantskabets opgaver

Strategisk sparringspartner

§ 1. Repræsentantskabet fungerer som rektors strategiske sparringspartner.
Stk. 2. Repræsentantskabet inspirerer og styrker universitetets arbejde med at identificere og erkende problemstillinger, kommer med input til Københavns Universitets strategiske arbejde og bidrager med personlige erfaringer og idéer, jf. vedtægtens § 21, stk. 1.
Stk. 3. Repræsentantskabets drøftelser er af uformel karakter og tager udgangspunkt i temaer og initiativer, som enten er under udarbejdelse, i idéfasen eller som er implementeret og skal være genstand for evaluering.
Udpegning til udpegningsorganet

§ 2. Repræsentantskabet udpeger 6 medlemmer til udpegningsorganet fra erhvervsliv, myndigheder og uddannelsesinstitutioner m.v., jf. vedtægtens § 21, stk. 2.
Stk. 2. Disse medlemmer udpeges i deres personlige egenskab og må ikke være medlemmer af universitetets bestyrelse eller være ansat eller studerende på universitetet.
Stk. 3. Repræsentantskabet kan genudpege disse medlemmer én gang for en ny fireårig periode, jf. vedtægtens § 10, stk. 5. Beslutter repræsentantskabet ikke at genudpege et medlem, igangsættes processen for udpegning af en nyt eksternt medlem til udpegningsorganet, jf. stk. 1 og 2, jf. vedtægtens § 21, stk. 2.

Repræsentantskabet

§ 3. Repræsentantskabet består af 14 medlemmer fra fakulteternes aftagerpaneler, jf. vedtægtens § 22.
Stk. 2. For hvert medlem udpeger rektor en suppleant fra samme fakultet, som medlemmet er indstillet fra, jf. vedtægtens § 23, stk. 2.
Stk. 3. Repræsentantskabet vælger af sin midte en formand og en næstformand, jf. vedtægtens § 24.

§ 4. Ved udpegning af medlemmer til udpegningsorganet har formanden de kompetencer, som i henhold til denne forretningsorden er tillagt rektor efter § 7 og §§ 9-13. Ved formandens fravær træder næstformanden i dennes sted.

Møder

§ 5. Repræsentantskabet udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 10, stk. 2. Repræsentantskabet afholder mindst 3 møder årligt.

§ 6. Rektor deltager på repræsentantskabets møder, jf. dog stk. 3.
Stk. 2. Prorektor(erne) og universitetsdirektøren kan deltage på repræsentantskabets møder, jf. dog stk. 3.
Stk. 3. Rektor, prorektor(erne) og universitetsdirektøren deltager ikke på repræsentantskabets møder i tilfælde, hvor der i henhold til § 2 udpeges medlemmer til udpegningsorganet.

§ 7. Rektor leder mødet og træffer beslutning i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse.

§ 8. Formanden formulerer de forslag, om hvilke der skal stemmes, samt fastlægger afstemningsproceduren.

§ 9. Indkaldelse til møderne udsendes elektronisk af rektor med 8 dages varsel inden mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted.
Stk. 2. Indkaldelsen ledsages af dagsorden samt relevant bilagsmateriale.
Stk. 3. Ethvert medlem kan kræve punkter omfattet af repræsentantskabets kompetence optaget på dagsordenen. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være rektor i hænde senest 14 dage før mødets afholdelse. Bilagsmateriale til sådanne punkter fremsendes så vidt muligt elektronisk samtidig til rektor.

§ 10. Ud over de ordinære møder kan rektor indkalde repræsentantskabet til ekstraordinære møder, når dette skønnes påkrævet.
Stk. 2. Formanden kan efter en konkret vurdering lade en sag behandle skriftligt, således f.eks. en sag af hastende karakter. Det tilstræbes, at skriftlig behandling sker med mindst 8 hverdages svarfrist, medmindre forholdene tilsiger en kortere frist. Inden svarfristens udløb kan et medlem begære en sag behandlet på det førstkommende møde i repræsentantskabet.

§ 11. Rektor kan invitere relevante fagkyndige eller andre relevante personer, herunder nøglepersoner fra universitetets akademiske og/eller administrative ledelse, til at deltage i et møde eller i behandlingen af et dagsordenspunkt ved et møde.

Mødedeltagelse

§ 12. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette rektor herom inden mødet. Rektor træffer afgørelse om, hvorvidt der skal indkaldes en suppleant til det pågældende møde. Indkaldelse af suppleanter finder normalt kun sted ved medlemmers længerevarende forfald, jf. stk. 2.
Stk. 2. Hvis et medlem ikke kan deltage i repræsentantskabets arbejde i minimum seks måneder pga. sygdom, barsel, tjenesterejse eller lignende, indtræder suppleanten i fraværsperioden.

§ 13. Et medlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en personlig eller økonomisk interesse.
Stk. 2. Et medlem har pligt til hurtigst muligt at informere rektor, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet, eller som kan give anledning til tvivl herom. Rektor træffer herefter endelig afgørelse om et medlems habilitet.

Beslutningsdygtighed

§ 14. Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 2. Beslutning kan kun træffes i sager, som er optaget som selvstændige punkter på dagsordenen. Der kan dog træffes beslutning i hastende sager, selvom disse ikke er på dagsordenen, hvis ingen af de tilstedeværende medlemmer protesterer herimod.

§ 15. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende medlemmer, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden. Formandens stemme er afgørende i tilfælde af stemmelighed.

Beslutningsreferat

§ 16. Repræsentantskabets beslutninger optages i et beslutningsreferat. Referatet udsendes elektronisk snarest muligt efter mødets afholdelse og forelægges til medlemmernes godkendelse. Det skal af referatet fremgå, hvilke medlemmer der var til stede ved mødets begyndelse. Godkendelse af referatet kan ske elektronisk.
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening optaget i referatet.
Stk. 3. Ekspedition af de sager, der er behandlet af repræsentantskabet, påhviler rektor i samarbejde med det til repræsentantskabet hørende sekretariat.

Sprogbrug

§ 17. Repræsentantskabet drøfter parallelsproglighed og valg af sprog mindst én gang årligt, jf. Københavns Universitets retningslinjer for brug af engelsk i administrationen og i officielle organer.

Sekretariatsbetjening

§ 18. Repræsentantskabet sekretariatsbetjenes af Rektorsekretariatet.
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 19. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Såfremt det begæres af 2 medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende standardforretningsordenens forståelse skal dog forelægges rektor til endelige afgørelse.
Stk. 2. Det skal af repræsentantskabets forretningsorden fremgå, hvornår den er vedtaget. Repræsentantskabet kan ved almindeligt flertal, inden for rammerne af denne standardforretningsorden, vedtage ændringer i sin forretningsorden.
Stk. 3. Forretningsordenen for repræsentantskabet godkendes af rektor.

3. Nærværende standardforretningsorden for repræsentantskabet ved Københavns Universitet træder i kraft 9. februar 2018.

København, den 9. februar 2018

Rektor Henrik C. Wegener